Wirtualny dziekanat

Szanowni Państwo!

Informujemy, że na Uczelni wdrożony jest program komputerowy „Wirtualny dziekanat” z modułem Funkcje wykładowcy. Daje on bardzo duże możliwości usprawnienia Państwa pracy oraz kontaktów z pracownikami dziekanatu i ze studentami z dowolnego komputera za pomocą strony internetowej http://dziekanat.ws.edu.pl/. Aby skorzystać z tych możliwości wykładowca musi mieć założone konto przez pracownika sekcji wydawniczo-informatycznej (pokój nr 5 w pawilonie A).

Zachęcamy Państwa do zakładania kont i korzystania z Wirtualnego dziekanatu. Instrukcję obsługi funkcji wykładowcy znajdziecie Państwo poniżej.

Dzięki używaniu Wirtualnego dziekanatu będziecie mogli Państwo:

• pobierać i drukować listy studentów,
• mieć stały bieżący wgląd w status studenta (wpis warunkowy, skreślenie itp.),
• wysyłać informacje do studentów,
• otrzymywać informacje od studentów,
• zamieszczać materiały dydaktyczne,
• zdalnie wystawiać oceny z zaliczeń lub egzaminów i drukować protokoły,
• zdalnie składać programy nauczania (sylabusy),
• sprawdzać swój rozkład zajęć,
• prowadzić korespondencję z pracownikami rektoratu, dziekanatu i innymi pracownikami dydaktycznymi za pomocą systemu wewnętrznej poczty,
• otrzymywać na bieżąco ważne informacje dotyczące dydaktyki i nauki.

Należy podkreślić, że system jest zamknięty – mogą się w nim logować tylko i wyłącznie studenci i pracownicy Wszechnicy Świętokrzyskiej. System dzięki licznym zabezpieczeniom wyklucza możliwość edycji ocen przez studentów. Większość wymienionych funkcji jest już w pełni funkcjonalna, niektóre wymagają wprowadzenia dużej ilości informacji do bazy i nie są jeszcze dostępne. Całkowite wdrożenie systemu przewidziane jest w terminie umożliwiającym zaliczanie roczne w formie elektronicznej. Zapoznawanie się już w chwili obecnej z systemem pozwoli Państwu lepiej przygotować się do nowej formy zaliczania przedmiotów i składania dokumentacji.

Instrukcja obsługi funkcji wykładowcy w wirtualnym dziekanacie

Do pracy w wirtualnym dziekanacie należy używać przeglądarki Mozilla Firefox, do pobrania z http://www.mozilla-europe.org/pl/firefox/

Wykładowca – strona startowa

Po zalogowaniu się do Wirtualnego Dziekanatu użytkownik uzyskuje okno zawierające zestawienie funkcji występujących w module. Strona złożona jest z kilku zakładek, które przełączają użytkownika do tematycznie pogrupowanych funkcji w serwisie.

Wykładowca – Moje dane

W tej zakładce można przeglądać własne dane zapisane w bazie danych Uczelni i edytować dane kontaktowe oraz dodawać fotografię.

Wykładowca – Wiadomości

W tej zakładce można przeglądać otrzymane i wysłane wiadomości. Po uruchomieniu zakładki należy skorzystać z występującego po lewej stronie menu.

W opcji Moje wiadomości widzimy wiadomości, które otrzymaliśmy od studentów, z którymi prowadzimy zajęcia, w opcji Wiadomości wysłane można przeglądać wysłane wiadomości, jak również utworzyć i wysłać nową wiadomość.

Po wybraniu przycisku Nowa wiadomość zostajemy przekierowani do zakładki Szukanie studentów, gdzie definiujemy, do kogo będziemy wysyłać wiadomości. Określamy wydział, grupę danych, kierunek, status, specjalność, semestr, rok, rok akademicki i rodzaj semestru lub też szukamy według imienia i nazwiska lub numeru PESEL lub według numeru albumu.

Wciśnięcie Wybierz wyświetla listę studentów gdzie poprzez wstawienie znaczka w pusty kwadracik określamy, do kogo wyślemy wiadomość. Jeśli chcemy, aby wiadomość została wysłana do wszystkich wyświetlonych studentów znaczek wstawiamy w nagłówek.
Na tym poziomie mamy również możliwość obejrzenia określonych danych studenta – wybranie opcji Pokaż.

Wykładowca – zajęcia

W zakładce tej mamy informacje związane z prowadzeniem zajęć. W menu Zajęcia dydaktyczne po zdefiniowaniu roku akademickiego i rodzaju semestru mamy podgląd na informację dotyczącą prowadzenia zajęć. Po wstawieniu znaczka w pierwszą kolumnę albo w nagłówek albo w pojedyncze dane uaktywnia się opcja Lista studentów, po wciśnięciu, której otrzymujemy informację, z kim prowadzimy zajęcia. Dodatkowo możemy taka listę wydrukować, możemy przeglądać określone dane studentów oraz wysłać wiadomość.
W menu Plany zajęć możemy przeglądać rozłożenia zajęć na poszczególne dni tygodnia. W opcji Protokoły mamy możliwość wprowadzania ocen.

Wykładowca – zajęcia – protokoły

W tej części systemu można wprowadzać oceny i zaliczenia dla poszczególnych przedmiotów, dodatkowo można również ewidencjonować zwolnienia lekarskie i nieobecności na poszczególnych egzaminach/zaliczeniach.
Na wstępie należy wybrać rok akademicki i rodzaj semestru, dla którego będziemy wprowadzać oceny. Po zdefiniowaniu roku na ekranie wyświetli się lista przedmiotów wraz z informacją, na jakim wydziale, kierunku jest przedmiot prowadzony, jaki jest jego rodzaj zajęć, dla jakich studiów, w jakim semestrze i z jaką grupą. Wyboru danych dokonujemy zaznaczając właściwy przedmiot w kolumnie 'Wybór' i wciskając wybierz. Kolejny etap wiąże się już z właściwym wprowadzaniem ocen. Oceny wraz z datami wpisujemy dla poszczególnych podejść, w przypadku wstawienia oceny niedostatecznej system udostępnia możliwość wpisania oceny poprawkowej w następnym terminie. Na tym poziomie mamy również możliwość ewidencjonowania:

• nieobecności studenta na egzaminie, poprzez wpisanie odpowiedniego znacznika w miejsce oceny (U – nieobecność usprawiedliwiona, X – nieobecność nieusprawiedliwiona). W przypadku wpisania nieobecności nieusprawiedliwionej wpisanie oceny właściwej możliwe jest dopiero w następnym podejściu, natomiast ocena dla nieobecności usprawiedliwionej powinna zastąpić znacznik 'U';
• zwolnienia lekarskiego z danego przedmiotu (L – zwolnienie lekarskie).

Po wprowadzeniu ocen należy pamiętać by zapisać wprowadzone zmiany (przycisk zapisz) i wysłać je do zatwierdzenia przez dziekanat (przycisk wyślij).
Zapisu możemy dokonać dla poszczególnych podejść (klawisz zapisz widoczny nad poszczególnymi terminami) bądź dla wszystkich podejść od razu (klawisz zapisz wszystkie podejścia widoczny pod listą studentów). Zapisanie ocen wiąże się z wyświetleniem ich na karcie okresowych osiągnięć oraz w systemie dziekanatowym (HMS/dsys). Zapisane oceny mogą być edytowane przez wykładowcę.

Uwaga:
Wprowadzanie ocen z kolejnych podejść należy poprzedzić zapisaniem danych zpodejść poprzednich. W przeciwnym przypadku dane te zostaną utracone.

By zostały zachowane dane wszystkich podejść należy użyć klawisz zapisz wszystkie podejścia.
W momencie, kiedy wykładowca zakończył wprowadzanie ocen i oceny te są ostateczne, należy je wysłać do dziekanatu celem weryfikacji tzn. sprawdzenia zgodności między protokołem papierowym a indeksem i kartą okresowych osiągnięć. Wysyłać można protokoły dla poszczególnych podejść (klawisz wyślij podejście... widoczny z prawej strony pod listą studentów) bądź dla wszystkich podejść od razu (klawisz Wyślij wszystkie podejścia).

Uwaga:
Wykładowca nie ma możliwości poprawienia ocen, które zostały wysłane. Poprawić je może tylko wtedy, gdy umożliwi mu to pracownik dziekanatu.

Na każdym etapie wykładowca ma możliwość wydrukowania protokołu, przy czym po wykonaniu tylko opcji Zapisz, protokół będzie próbny, natomiast po wykonaniu opcji Wyślij protokół będzie nadawał się do zdania w dziekanacie. Protokoły mogą być drukowane dla każdego podejścia osobno, bądź wszystkie podejścia na jednym, mogą być z ocenami lub bez. Jeżeli podejście jest wypełnione w całości, nawet ocenami niedostatecznymi i zapisane, wydruk tylko tego podejścia będzie końcowy. Jeżeli dane podejście jest niekompletne wydruk tego podejścia zawsze będzie próbny. Jeśli w drugim podejściu nie ma ocen wypełnionych przy ocenie niedostatecznej z pierwszego podejścia lub drugie podejście jest niekompletne - wydruk całości (obu podejść) jest próbny.

Wykładowca – raport ocen

W tej części systemu można uzyskać raport wystawionych ocen. Po uruchomieniu należy podać kryterium roku akademickiego i semestru. Zatwierdzenie przyciskiem Zobacz spowoduje doświetlenie odpowiedniego zestawienia, które następnie może być wydrukowane.

Wykładowca – szukanie studentów

W tej części można doświetlić listę studentów wg określonych kryteriów: wydział, grupa danych, kierunek, specjalność, grupa wg karty głównej, semestr i rok studiów, rok akademicki, semestr, nazwisko i imię lub numer albumu lub PESEL.

Wciśnięcie Wybierz wyświetla listę studentów gdzie poprzez wstawienie znaczka w pusty kwadracik określamy, do kogo wyślemy wiadomość. Jeśli chcemy, aby wiadomość została wysłana do wszystkich wyświetlonych studentów znaczek wstawiamy w nagłówek.
Na tym poziomie mamy również możliwość obejrzenia określonych danych studenta – wybranie opcji Pokaż.

Wykładowca – dydaktyka

W zakładce tej możemy dodawać materiały dydaktyczne, sylabusy i konspekty dla poszczególnych prowadzonych przez nas przedmiotów.

W menu Materiały dydaktyczne możemy dodawać materiały do poszczególnych prowadzonych przez nas przedmiotów (materiały, mogą być to prezentacje, przykładowe testy itp.).

W menu Sylabusy uzupełniamy informacje na temat prowadzonego przez nas przedmiotu. Sylabus jest powiązany z konkretnym przedmiotem, planem studiów, rokiem akademickim i semestrem.

Wykładowca może wydrukować dany sylabus klikając w ikonę z okiem na końcu strony wybierając Wersja do wydruku.

W menu Konspekty możemy dodawać konspekty do przedmiotów w formie plików. Konspekt jest powiązany z konkretnym przedmiotem, planem studiów, rokiem akademickim i semestrem. Każdy plik może być ponownie podmieniony lub wyrzucony.

Wykładowca – poczta

Funkcja umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail do użytkowników wirtualnego dziekanatu (eHMS).

Poczta w tej zakładce skonfigurowana jest na serwerze Uczelni i działa tylko w ramach poczty wewnętrznej.